Meine innere Unruhe konnte ich körperlich spüren. Ein leichter Druck im Bauch, ein leichtes Ziehen im Brustbereich. Es gab noch so viel zu tun, aber meine Freundin wollte mit mir sprechen. Und natürlich wollte ich auch mit ihr sprechen. Vielleicht könnte ich etwas die Küche aufräumen während unseres Telefonats. Ich hatte meine Airpods im Ohr, Hände waren frei, kein Problem. Nach kurzer Zeit fragte sie irritiert: „Was machst du gerade? Dieses Rascheln und Kratzen macht mich aggressiv!“ Ich antwortete, dass ich ein wenig in der Küche aufgeräumt hatte während wir sprachen. „Dann sollten wir später telefonieren, wenn du Zeit für mich hast,“ antwortete sie bestimmt. Ich entschied mich, mich hinzusetzen und ihr meine volle Aufmerksamkeit zu geben und mich später auf die Küche zu konzentrieren. Meine Unruhe war weg, ebenso der Druck im Bauch, als ich ihr ohne Ablenkung zuhörte.

Natürlich hat meine Freundin recht. Sie fordert den Fokus ein, und das ist gut so. Multitasking funktioniert nicht und führt oft zu Ergebnissen, die suboptimal sind, um es übertrieben positiv auszudrücken. Manches Mal kommt es gar nicht, oder zu richtig katastrophalen Resultaten. Wir sind dann nicht mehr im 80:20-Bereich (Pareto-Prinzip) sondern maximal bei 50:50. Und das ist selten bis nie gut genug. Neurowissenschaftler bestätigen diese Erfahrung. Ja, Routineprozesse („no-brainer“) können wir ohne große Gehirnkapazitäten bewerkstelligen. Ich kann einen Podcast hören, während ich bügele. Schon beim Telefonieren und Autofahren kann das schief gehen, wenn nämlich im Autoverkehr etwas Unvorhergesehenes geschieht. Handelt es sich um komplexe Denkprozesse, funktioniert es definitiv nicht mehr. Das Gehirn verlagert die Aufmerksamkeit von einem komplexen Vorgang auf einen anderen. Sprich: beim so genannten „Multitasking“ pendelt unsere Aufmerksamkeit immer hin und her zwischen den Vorgängen oder Aufgaben, was dazu führt, dass wir nichts richtig machen, Dinge übersehen – eben den Fokus verlieren.

Wir schaffen mehr, wenn wir uns zu jedem Zeitpunkt nur auf EINE Sache, EIN Projekt, EINE Aufgabe konzentrieren, unseren Fokus, unsere ganze Aufmerksamkeit auf diesen einen Punkt richten. Wir sind schneller und meistens macht es uns auch zufriedener, weil das Ergebnis besser ist.

Wenn wir exzellente Ergebnisse erzielen wollen – im Arbeitskontext ebenso wie im privaten Bereich, auch in unseren Beziehungen – dann können wir nur eine kleine Zahl von Prioritäten gleichzeitig bedienen. Man spricht von einer bis maximal drei wirklichen Top Prioritäten, die im Fokus stehen. Diese ein bis drei allerwichtigsten Ziele kann ich exzellent, auf hohem Niveau bewerkstelligen. Werden es mehr als drei sinkt die Zahl der Aufgaben, die ich wirklich exzellent zu Ende führen kann auf eine. Bei mehr als 10 „Prioritäten“ werde ich keine wirklich gut abschließen können. Fakt ist dann: ich habe in Wirklichkeit gar keine Prioritäten gesetzt. Sich gegen diese „Regel“ zur Wehr zu setzen ist vergleichbar mit einer Weigerung, das Gesetz der Schwerkraft anzuerkennen. Unser Gehirn funktioniert nun Mal so, da kann ich mich wortwörtlich „auf den Kopf stellen“ – hilft nichts.

Die Realität in vielen Firmen sieht anders aus. Vorgesetzte verlangen von ihren Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen, dass sie an mehreren Dingen gleichzeitig arbeiten, mehrere Aufgaben quasi parallel bewältigen und üben nicht selten starken Druck aus. Alles ist Top Prio, alles ist gleich wichtig. Wenn ich mich als Mitarbeiter überfordert fühle leidet darunter wiederum meine Leistungsfähigkeit und ich schaffe noch weniger. Und: ständige Überforderung ist einer der Top 3 Gründe, warum Mitarbeiter kündigen.

Was können wir tun, um mehr Fokus in die Arbeitsprozesse und die Organisation zu bringen – und natürlich auch in unseren eigenen Arbeitsalltag als Mitarbeiter, Führungskraft, Entscheider und Unternehmer?

  1. Für jede Woche die drei Top-Prioritäten definieren, die vor allen anderen erledigt werden. Das heißt nicht, dass ich nichts anderes tue. Es werden noch viele andere Aufgaben auf mich zukommen. Entscheidend ist, dass ich auch Zeiten für diese Prioritäten im Kalender blockiere, denn meine Erfahrung ist: was nicht im Kalender steht passiert nicht.
  2. Den Wochenfokus immer am Vorabend auf den folgenden Tag umsetzen. Ich definiere, welche der Wochenprioritäten ich an diesem Tag bearbeite, aufsetzend auf meiner Wochenplanung. Beides sollte schriftlich oder – noch besser – in Outlook erfolgen, Tagesplanung wie Wochenplanung.
  3. Unterbrechungen und Ablenkungen reduzieren und vermeiden. Alle Benachrichtigungen am Handy und Laptop ausschalten (E-Mail, Social Media, Messenger, WhatsApp) und nur zu bestimmten Zeiten diese Nachrichten checken. Kein Mensch muss eine Reaktionszeit von 5/10/20 Minuten haben. Alle 2-4 Stunden E-Mails prüfen ist vollkommen ausreichend, für viele reicht sogar einmal am Tag aus.
  4. Zu jedem Zeitpunkt nur einen Vorgang bearbeiten und erst zum nächsten gehen, wenn er fertig ist. Ein leerer Schreibtisch schafft Raum im Kopf und unterstützt die Konzentration auf die eine Sache, das eine Projekt, das eine Thema, an dem ich in diesem Moment arbeite.
  5. Pausen machen. Jeder von uns hat nur eine begrenzte Konzentrationsspanne. Meist können wir uns nicht viel länger als eine halbe Stunde am Stück konzentrieren. Die bekannte „Pomodoro“ Technik des Italieners Franceso Cirillo empfiehlt konzentrierte Arbeitseinheiten von 25 Minuten gefolgt von fünf Minuten Pause. Nach vier solchen „Pomodoro“ Einheiten dann eine längere Pause machen, 15-30 Minuten.

Meine These: Allein mit diesen fünf Tipps werden Sie Ihre Produktivität und Effektivität zweistellig steigern können und zwar bereits in Woche 1.

Wenn Sie wissen wollen, wie Sie diese und andere Tipps zur Stärkung von Fokus und Produktivität in ihrem Team und Ihrer Organisation umsetzen können, lassen Sie uns gerne sprechen.

Mit sonnigen Grüßen

Christian Conrad

PS: UC Unternehmer-Kongress am 21. November 2020 in Weißenburg
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