Der unterschätzte Nutzen von Meetings

Es wird völlig berechtigt viel über Besprechungen oder „Meetings“ geschimpft. Die Hälfte aller Meetings sind verschwendet – entweder das komplette Meeting ist nicht zielführend oder wertschöpfend oder wir hätten die Ergebnisse in der halben Zeit erledigen können. Oder die Hälfte aller Teilnehmer hätten nicht dabei sein müssen. Vielfach ist nicht klar, warum und wozu die jeweilige Besprechung einberufen wurde. Der Zweck und die Zielsetzung sind nicht klar.

Jeder, ob Führungskraft oder nicht, kann daran arbeiten, dass Besprechungen sinnvoller und produktiver werden. Keine Meetings mehr ohne Zielsetzung und Agenda. Lernen „nein“ zu sagen zu sinnfreien Besprechungen.

Und zugleich unterschätzen wir, wie wichtig und wertschöpfend gute, sinnvolle Meetings sein können. Eine wichtige Dimension der Wertschöpfung durch Meetings ist „Vertrauen schaffen“. In Meetings begegnen sich Menschen – Kolleginnen und Kollegen, je nach Inhalt und Zielsetzung der Zusammenkunft aus unterschiedlichen Unternehmensbereichen und Funktionen. Jede dieser Begegnungen birgt die Chance in sich, die Beziehungen zwischen den Kolleginnen und Kollegen zu entwickeln und Vertrauen wachsen zu lassen. Wächst das Vertrauen, werden Prozesse beschleunigt, Entscheidungen schneller getroffen, und es sinken die (internen) Transaktionskosten. Vertrauen ist immer eine harte Währung, die – ist sie vorhanden – kommerziellen, zählbaren Wert schafft.

Warum wird dieser Wert häufig nicht geschaffen, warum wächst das Vertrauen in vielen Meetings nicht? Ein wesentlicher Grund liegt sehr oft in der Haltung begründet, mit der Mitarbeiter in Besprechungen hineingehen: Wenn jeder vor allem mit seiner eigenen Agenda und Zielsetzung in das Meeting kommt mit dem Ziel: das werde ich erreichen oder gar durchsetzen, dann sehe ich meine Kolleginnen und Kollegen oft als Wettbewerber um knappe Ressourcen. Zwischen Wettbewerbern herrscht eher Misstrauen als Vertrauen. Und es gibt nur „Schwarz“ und „Weiß“, entweder ich setze mich durch oder meine Kollegin/mein Kollege setzt sich durch. Für die Möglichkeiten, die sich möglicherweise durch eine Gewinn-Gewinn-Lösung bieten könnten, bin ich blind.

Entscheiden Sie sich dafür, mit einer Haltung der Offenheit in das Meeting zu gehen. Legen Sie sich nicht schon auf ein einziges mögliches Ergebnis fest. Und hören Sie zunächst zu. Versuchen Sie die anderen Beteiligten zu verstehen. Und stellen Sie auf der Basis dieses Verständnisses Ihre Sichtweise, Lösung oder Position in den relevanten Kontext, der sich möglicherweise anders darstellt als zu Beginn der Besprechung. Durch diese Offenheit, durch das aktive Zuhören, wächst in aller Regel Vertrauen und die Bereitschaft, Ihnen zuzuhören steigt bei den anderen Meetingteilnehmern. Und das wiederum erhöht die Chancen auf synergistische Lösung, senkt die Gefahren von Silobildung und Konflikten zwischen Schnittstellenpartnern.

Probieren Sie es aus. Ich freue mich wie immer über Ihre Rückmeldung.

Herzlichen Gruß

Christian Conrad