Bevor ich mit dem Thema „Meetings“ einsteige, möchte ich Sie gerne auf die neueste Podcastfolge des UC Kongresses aufmerksam machen. Im Anschluss an diesen Blog finden Sie den passenden Link. Nun aber geht’s los!
Das Thema „Meetings“ lässt mich nicht los. Ist ja auch kein Wunder, denn 50% und mehr ihrer Zeit verbringen viele Entscheider in Besprechungen verschiedenster Couleur. Die Widersprüchlichkeit von Meetings hat es mir angetan. Sie werden verteufelt, und das mit Recht. Mit kaum einer anderen „Tätigkeit“ wird in Unternehmen mehr Zeit vertan. Wertevernichtung im großen Stil. „Jedes zweite Meeting ist vergeudete Zeit“, höre ich immer wieder von Unternehmern und Führungskräften. Und dann sind diese Zusammenkünfte auch noch zu lang (in aller Regel zumindest). Und zugleich: es gibt Meetings, die sehr viel Wert schaffen.
Um das Ganz etwas polarisierend darzustellen, nenne ich Meetings, die Wert vernichten „toxische Meetings“ und Meetings, die Wert schaffen „magnetische Meetings“. Toxisch, weil diese Meetings einen Einfluss auf Organisationen haben, der mit Gift vergleichbar ist. Magnetisch, weil Menschen gerne in diese Meetings gehen.
Magnetische Meetings leisten fünf Wertbeiträge für Organisationen:
1. Sie schaffen Klarheit
In Besprechungen werden häufig Informationen vermittelt. Ist diese Information empfängerfreundlich aufbereitet und zielgruppenadäquat kommuniziert, dann schaffen diese Informationen Klarheit.
Klarheit kann in Meetings auch durch Entscheidungen erzielt werden. Entscheidungen können durch Einzelpersonen, durch Gremien (z.B. Vorstand) aber auch durch größere Gruppen getroffen werden. Wenn die Entscheidung im Laufe des Meetings getroffen wird (wie auch immer der Entscheidungsprozess gestaltet ist), dann schafft diese Entscheidung Klarheit.
Klarheit hat einen ganz konkreten kommerziellen Wertaspekt: Klarheit schafft Vertrauen (im Gegensatz zu Unklarheit). Und Vertrauen bedeutet: Dinge gehen schneller bei sinkenden Transaktionskosten.
2. Sie schaffen Verständnis
Der größte Zeitfresser überhaupt ist das Missverständnis. Und das Missverständnis ist die Ausgangslage zwischen zwei oder mehr Menschen, die miteinander kommunizieren. Zurückzuführen ist das auf unsere Unterschiedlichkeit. Meetings können dazu genutzt werden, einander zuzuhören mit dem Ziel, zu verstehen. Gerade dann, wenn verschiedene Funktionen oder verschiedene Ländergesellschaften teilnehmen, können gut geführte Meetings sehr viel Verständnis untereinander und Verständnis für einander bewirken. Sie können einen wertvollen Beitrag dazu leisten, dass Missverständnisse vermieden werden.
3. Sie schaffen Inspiration
Magnetische Meetings sind in der Regel inspirierend. Ideen werden gesponnen und entwickelt, neue Einsichten entstehen, Erkenntnisse werden ausgetauscht. Jedes Meeting sollte ein wie auch immer geartetes inspiratives Element beinhalten. Sei es ein Zitat, das zum Nachdenken anregt, ein Erfahrungsbericht, der zum Weiterdenken oder auch zur Verhaltensänderung anregt, oder Ideen und Konzepte, die neue gedankliche Türen öffnen.
4. Sie schaffen Ermutigung
Besprechungen schaffen Ermutigung, wenn sie Orte werden, an denen sich Kolleginnen und Kollegen, aber auch Chefs und Mitarbeiter (positive) Rückmeldungen liefern. Wenn ich als Mitarbeiter Verhalten beobachte, das uns als Organisation voranbringt, dann habe ich die Chance, das in einem Meeting mit diesen Personen zu reflektieren. Die wirksamste Art, Exzellenz und Umsetzungskraft zu stärken, ist durch Feedback und positive Verstärkung. Ich beobachte zielführende und positive Verhaltensmuster, weise (z.B. in einem Meeting) darauf hin und sehe es als meine Verantwortung, meinen Kolleginnen und Kollegen für ihren Einsatz zu danken und sie dadurch zu ermutigen und zu bestärken.
5. Sie schaffen Verbindung
Meetings schaffen Verbindung. Eines meiner Lieblingsbeispiele: „Fika“ als Teil der IKEA Unternehmenskultur. Fika sind morgendliche Kaffee- und Kuchenpausen, in denen es keine Agenda gibt und die in der Regel ca. eine halbe Stunde dauern. Es werden dort auch Informationen ausgetauscht. Das ist aber nicht der Grund, warum dies ein so kulturprägendes „Instrument“ geworden ist. Der Hauptgrund ist, dass es das Vertrauen zwischen Kolleginnen und Kollegen stärkt. In den wöchentlichen „Kaffeekränzchen“ lernen sich die Menschen schneller auch auf einer persönlichen Ebene kennen. Das schafft Vertrautheit, Vertrauen und letztlich (in mehr oder weniger intensiven Maße) auch Verbindung. Diese Zugehörigkeit und Zusammengehörigkeit in einem Team oder einer Organisation hat einen hohen Wert und bewirkt in den allermeisten Fällen eine hohe Attraktivität oder magnetische Anziehungskraft.
Toxische Meetings dagegen schaffen Verwirrung und reduzieren eher Klarheit, z.B. weil keine Entscheidungen getroffen werden, Rollen und Verantwortlichkeiten nicht sauber definiert und daher auch nicht sauber gelebt werden. Sie sind Zusammenkünfte, in denen sich die verschiedenen Teilnehmerinnen und Teilnehmer nicht zuhören und daher auch wenig zusätzliches Verständnis schaffen. Sie tragen nicht zur Inspiration bei, sondern sind in der Regel lang und langweilig. Und Ermutigung und Motivation werden in ihnen nicht gefördert. Aufgrund von viel Politik und Misstrauen tragen toxische Meetings nicht dazu bei, Verbindungen zwischen Mitarbeitern oder Teams zu fördern.
Wie sieht es bei Ihnen aus? Wie viel Prozent Ihrer Zeit verbringen Sie in Besprechungen? Wie viel Prozent davon empfinden Sie als magnetisch, wie viel Prozent als toxisch?
Ich freue mich auf ihre Antworten und Kommentare!
Herzlichen Gruß
Christian Conrad
P.S. Letzte Woche durfte ich im Podcast der Unternehmer Community (UC) von Steve Kröger zu Gast sein. Ich erzähle Ihnen von meiner Leidenschaft, was mich antreibt und warum ich glaube, dass magnetische Unternehmenskultur der Schlüssel zum Erfolg ist:
